Nauka i praca zdalna stała się codziennością. Dla jednych z konieczności, dla innych z wyboru. Spotkania on-line stają się coraz popularniejsze. Samo zorganizowanie takiego spotkania czy dołączenie do niego jest dosyć intuicyjne. Jednak już samo uczestnictwo może przysporzyć pewnych niespodzianek. O ile idąc na spotkanie „na żywo” znamy zasady. Wiemy jak się ubrać, o której przyjść, jak się przywitać, usiąść i rozmawiać. O tyle w spotkaniach on-line widać, że dla wielu osób to wciąż nowa sytuacja i nie zawsze zwracają uwagę na pewne istotne aspekty związane z udziałem w takim spotkaniu.

Istnieją zasady spotkań on-line, o których warto pamiętać podczas ich trwania. Przy spotkaniu mniej formalnym, np. z kolegami, zapewne część punktów będzie można potraktować luźniej,
ale na spotkaniu z nauczycielem, wychowawcą, czy pracodawcą lub kontrahentem, wszystkie wymienione poniżej są bardzo ważne i warto o nich pamiętać, żeby wypaść w oczach uczestników spotkania profesjonalnie. 

Bez tytułu

Podstawowe zasady spotkań on-line

  • Sprawdź swój sprzęt. Upewnij się, że masz dostęp do dobrego łącza internetowego. Przetestuj zarówno kamerę jak i mikrofon. Niektóre aplikacje to spotkań on-line umożliwiają przetestowanie czy wszystko działa poprawnie przed dołączeniem do rozmowy. Jeśli to możliwe, zamiast głośnika
    i mikrofonu wbudowanego w komputer, używaj zewnętrznego zestawu np. słuchawek z mikrofonem. Dźwięk nie będzie zakłócany przez odgłosy z głośnika, będzie miał lepszą jakość i to co mówisz będzie bardziej zrozumiałe i przyjemniejsze dla ucha dla odbiorców. 
     
  • Bądź punktualny. Tego punktu niby bardzo argumentować nie trzeba, ale przy spotkaniach on-line punktualność wydaje się jeszcze bardziej istotna, ponieważ oczekując wpatrując się w monitor
    i często w nieznajome twarze, czujemy się mniej komfortowo niż podczas spotkania offline, gdzie łatwiej o jakiś small-talk z osobą siedzącą obok. Poza tym zwyczajnie szanuj czas innych, którzy też mają sporo zajęć i obowiązków na głowie. Jeśli będziesz pierwszy raz się łączyć z użyciem nowej aplikacji, dołącz do spotkania wcześniej, żeby upewnić się, że twój mikrofon działa poprawnie.
    W razie czego masz jeszcze chwilę na naprawę tego i nie staniesz się przyczyną opóźnienia rozpoczęcia spotkania. 
  • Włącz kamerę. Rozmowa on-line ma tę zaletę w stosunku do rozmowy telefonicznej, że Twój rozmówca może cię zobaczyć. Dzięki temu masz możliwość zbudowania lepszej relacji, przekazać coś również za pomocą mimiki, a nie tylko głosu. Rozmowa z włączoną kamerą jest naturalniejsza dla obu stron, ponieważ widzimy reakcje naszego rozmówcy. Szkoda byłoby tego nie wykorzystać. Używanie kamery jest też bardzo ważne w zespołach, które pracują głównie zdalnie. Pracując
    w biurze mamy wiele okazji do interakcji ze współpracownikami. Przy pracy zdalnej, żeby zbudować relacje w zespole, trzeba korzystać ze wszystkich dostępnych metod, a używanie kamer na spotkaniach, jest jedną z nich.
  • Ustaw kamerę na odpowiedniej wysokości.Optymalnie jeśli będzie ona na wysokości oczu. Takie ustawienie jest najbardziej naturalne. Zdecydowanie unikaj zbyt nisko umieszczonej kamery,
    bo oprócz sufitu czy lampy Twój rozmówca będzie mógł podziwiać Twój podbródek, a nawet dostrzec co masz w nosie, a to naprawdę nikogo nie interesuje. Jeśli korzystasz z kamery wbudowanej w ekran laptopa, to powinien on być podniesiony do kąta 90 stopni, natomiast sam laptop znajdować się na jakimś podwyższeniu. Jeśli kamerę masz zainstalowaną na górnej krawędzi monitora,
    to pozycja powinna być ok, ponieważ, zgodnie z zasadami ergonomii, górna jego krawędź powinna być właśnie na wysokości oczu. 
  • Patrz w kamerę.Wiemy jak ważne utrzymywanie kontaktu wzrokowego w normalnej rozmowie.
    Nie inaczej jest w przypadku rozmowy on-line. Możliwe, że jest to nawet istotniejsze. Nie istotne jest czy w danej chwili mówisz czy słuchasz, zadbaj o to, aby Twój rozmówca wiedział, że jesteś na nim skoncentrowany. Jeśli podczas rozmowy będziesz musiał korzystać np. z drugiego monitora, poinformuj o tym uczestników. Jeśli nie będą o tym wiedzieć, ciągłe spoglądanie w bok, może zostać odczytane jako sygnał znużenia, braku odpowiedniej atencji lub po prostu lekceważenia. 
  • Kontroluj widok w kamerze. W trakcie rozmowy miej włączony podgląd na obraz rejestrowany przez Twoją kamerę. Dzięki temu będziesz widział czy nadal jesteś dobrze widoczny dla rozmówcy. Czasami nieświadomie zmienisz pozycję na fotelu lub przesuniesz laptopa i znikniesz z kadru
    lub znajdzie się w nim coś czym niekoniecznie chcesz się dzielić.
  • Zadbaj o oświetlenie. Unikaj mocnego źródła światła za plecami, ponieważ twoja postać będzie ciemna. To trochę jak z robieniem zdjęć pod słońce. Zatem jeśli za plecami masz np. okno, przez które wpada światło dzienne, koniecznie poszukaj innego miejsca. Dodatkowo możesz zapewnić dodatkowe oświetlenie twarzy, tak aby twoja mimika była dobrze widoczna dla rozmówcy.
  • Zadbaj o tło.Im mniej absorbujące dla odbiorcy, tym lepiej. Dobrze sprawdza się po prostu gładka ściana. Pamiętaj, że na ekranie widzimy ekran w 2 wymiarach i jeśli będzie za nami coś np. poroże jelenia, to będziemy wyglądać jak rogacz. Często wykorzystywanym tłem jest regał z książkami. Jeśli chcesz też z niego skorzystać, sprawdź czy na półkach nie masz jakiś pozycji, które mogłyby
    w jakiś sposób urazić rozmówcę.  Daruj sobie funkcję podkładania tła, jaką oferują różne aplikacje do rozmów on-line. Pomijając opinię czy wyglądają one profesjonalnie, po prostu nie działają zawsze znakomicie i czasami np. zasłaniają ręce, przez co wyglądamy co najmniej dziwnie.    
  • Zadbaj o otoczenie. Przede wszystkim wyeliminuj wszystkie dystraktory. Wycisz telefon, uprzedź współpracowników/domowników, żeby nie przeszkadzali. Staraj się nie szeleścić papierami, stukać w blat biurka itp. Warto zamknąć też okno, ponieważ wszystkie odgłosy otoczenia
    (np. przejeżdżająca karetka, szczekający pies, itp.) są dobrze słyszalne wyłapywane przez mikrofon i zakłócają odbiór uczestnikom.
  • Ubierz się odpowiednio.Wyglądaj profesjonalnie. Tak, jakbyś był ubrany w biurze lub jadąc na spotkanie z klientem. Dotyczy się to również dolnej części garderoby. Nigdy nie wiesz co się wydarzy i czy nie będziesz musiał nagle wstać od komputera. Paradowanie w takiej sytuacji
    w bieliźnie lub znoszonych dresach pewnie przysporzy ci popularności, ale jestem pewien, że nie
    o taką popularność zabiegasz.  
  • Wycisz mikrofon, kiedy nie mówisz.Powody są podobne jak w punkcie poprzednim, ale też nie ma co ukrywać, że kiedy nie jesteś osobą mówiącą na spotkaniu, trochę mniej się na nim koncentrujesz. Czasami ktoś do ciebie podejdzie o coś zapytać, napijesz się wody lub zaczniesz ziewać. Wszystko to jest doskonale słyszalnie, bo jesteś blisko mikrofonu. Takie niepotrzebne dźwięki wybijają mówiącego z równowagi i utrudniają zrozumienie pozostałym uczestnikom.  
  • Nie przerywaj innym. Jest to zasada dotycząca wszystkich spotkań, nie ważne w jakim trybie one się odbywają, jednak  w przypadku spotkań on-line nabiera ona szczególnego znaczenia. Siedząc na spotkaniu, które odbywa się np. w jakiejś sali konferencyjnej jesteśmy w stanie zrozumieć co mówi nasz rozmówca, nawet jeśli nawet 2 osoby kilka krzeseł dalej prowadzą jakąś konwersację.
    W przypadku rozmowy on-line wszystkie głosy są równorzędne i nakładają się na siebie. W efekcie kiedy mówią 2 osoby jednocześnie, nic nie jest zrozumiałe. Oczywiście, takie wchodzenie w słowo może mocno wybijać z rytmu. Powinna tu obowiązywać zasada jak przy korzystaniu z walkie-talkie – jeden mówi, reszta słucha .
  • Unikaj wykonywania innych zadań. Najlepiej staraj się trzymać ręce daleko od klawiatury. Wiem, że podczas takiego spotkania jest pokusa, żeby odpowiedzieć na jakiegoś maila, sprawdzić aktualności czy przepchnąć jakieś zadanie, itp. Takie zachowanie jest jednak doskonale widoczne dla pozostałych uczestników i nie jest, delikatnie mówiąc, zbyt niegrzeczne. Poza tym, w każdej chwili możesz być o coś zapytany, a w tłumaczenie się tym, że nie dosłyszałeś, bo coś się “przycięło” już mało kto uwierzy. 
  • Uważaj co udostępniasz. Możliwe, że w trakcie rozmowy będziesz miał coś do zaprezentowanie
    i będziesz udostępniać ekran. Przygotuj się do tego odpowiednio:
    – Sprawdź jaką tapetę masz na pulpicie i jakie pliki i foldery się na nim znajdują.     
    – Zamknij wszystkie aplikacje, które nie będą potrzebne podczas spotkania.     
    – Wyłącz wszystkie powiadomienia, które mogą pojawić się na ekranie.         
    – Wyłącz pasek zakładek w przeglądarce, zwłaszcza jeśli przechowujesz tam trony, które nie są związane z pracą.      Większość narzędzi do spotkań on-line masz możliwość wyboru co chcesz udostępniać. Na przykład możesz udostępniać cały ekran lub tylko wybraną aplikację. Zdecydowanie bezpieczniejsza jest ta druga opcja. Pamiętaj, że gdy udostępniasz cały ekran, to pozostali uczestnicy widzą również pasek zadań na dole ekranu. 
  • Usiądź odpowiednio.Przede wszystkim usiądź – prosto, najlepiej jeśli masz do dyspozycji fotel biurowy, jeśli nie wystarczy krzesło. Zapomnij o leżeniu na kanapie, sakwach i temu podobnych wynalazkach. 

Trochę się tego nazbierało, ale warto przyswoić sobie te zasady spotkań on-line i przypominać przed każdym takim połączeniem, dopóki nie staną się one oczywiste i naturalne tak jak np. zasady obowiązujące przy rozmowie telefonicznej czy przy spotkaniu w realu. 

Te zasady spotkań on-line obowiązują niezależnie od tego czy występujesz w roli organizatora czy gościa. Warto je pamiętać i stosować.

Źródło: https://klientnaszfan.pl/zasady-spotkan-on-line/

 

Maciej Głowacki